परिचय
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक शक्तिशाली और व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला सॉफ्टवेयर सूट है, जिसमें MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, Outlook आदि शामिल होते हैं। Office 2007 संस्करण में पहली बार Office बटन (Office Button) को पेश किया गया था, जो मुख्यतः फाइल-प्रबंधन से संबंधित कार्यों के लिए उपयोग किया जाता है।
यह बटन Office Suite के ऊपरी बाएँ कोने में होता है और इसका उद्देश्य उपयोगकर्ता को फाइल बनाने, खोलने, सहेजने, साझा करने और मुद्रित करने जैसी मूलभूत गतिविधियाँ करने में सहायता प्रदान करना है।
Office बटन: अवलोकन
Office बटन एक गोल आकार का बटन होता है जो MS Word, MS Excel और MS PowerPoint 2007 में ऊपर बाएँ कोने में दिखता है। इसे क्लिक करने पर एक ड्रॉपडाउन मेनू खुलता है, जिसमें कई कमांड्स होती हैं जो दस्तावेज़ (Document), वर्कबुक (Workbook) या प्रेजेंटेशन (Presentation) से संबंधित होती हैं।
नोट: Office 2010 और उसके बाद के संस्करणों में Office बटन को "File" टैब से बदल दिया गया है, लेकिन कार्यक्षमता लगभग समान रहती है।
Office बटन के अंतर्गत उपलब्ध प्रमुख कमांड्स और उनके उपयोग:
1. New (नई फ़ाइल बनाना)
यह कमांड एक नई वर्क फाइल बनाने के लिए उपयोगी होती है:
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Word में: नया डॉक्यूमेंट
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Excel में: नई स्प्रेडशीट
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PowerPoint में: नया प्रेजेंटेशन
उपयोग: जब भी आप एक नई फ़ाइल पर काम शुरू करना चाहते हैं।
शॉर्टकट: Ctrl + N
2. Open (पुरानी फ़ाइल खोलना)
यह कमांड पहले से सेव की गई किसी फ़ाइल को खोलने के लिए होती है।
विशेषता: इससे WordPad, Notepad और अन्य टेक्स्ट फॉर्मेट की फाइलें भी खोली जा सकती हैं।
उपयोग: पुराने काम को देखने या उसमें सुधार करने के लिए।
शॉर्टकट: Ctrl + O
3. Save (फ़ाइल को सेव करना)
Save कमांड आपकी फाइल को उसी नाम और स्थान पर सेव करता है जहाँ से वह ओपन हुई है।
उपयोग: वर्तमान बदलावों को स्थायी रूप से सहेजने के लिए।
शॉर्टकट: Ctrl + S
4. Save As (नए नाम या फॉर्मेट में सेव करना)
Save As के माध्यम से आप उसी दस्तावेज़ की एक कॉपी किसी नए नाम या नए फॉर्मेट (जैसे PDF, XML, DOCX, आदि) में सेव कर सकते हैं।
उपयोग: एक ही कंटेंट की अलग-अलग कॉपियाँ या फॉर्मेट बनाना।
5. Print (प्रिंट निकालना)
यह कमांड डॉक्यूमेंट का हार्ड कॉपी निकालने के लिए है।
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इसमें "Print Preview" सुविधा भी होती है।
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आप Page Range, Copies, Orientation (Portrait/Landscape) आदि सेट कर सकते हैं।
उपयोग: रिपोर्ट, फॉर्म, या नोट्स प्रिंट करने के लिए।
शॉर्टकट: Ctrl + P
6. Prepare (फ़ाइल की Properties सेट करना)
यह कमांड विशेष रूप से ऑफिस डॉक्यूमेंट को साझा करने या संग्रहित करने से पहले तैयार करने के लिए होती है।
विशेषताएँ:
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Title, Author, Tags, Comments सेट करना
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पासवर्ड से सुरक्षित करना
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Digital Signature जोड़ना
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Compatibility Checker से पुराने Office वर्जन के साथ जाँच करना
उपयोग: प्रोफेशनल दस्तावेज़ तैयार करने से पहले जरूरी सेटिंग करना
7. Send (फ़ाइल को साझा करना)
Send कमांड के माध्यम से आप फ़ाइल को ईमेल में अटैचमेंट के रूप में भेज सकते हैं।
विकल्प:
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Email Message के रूप में
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Email Attachment के रूप में
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इंटरनेट फ़ैक्स द्वारा भेजना
उपयोग: टीम के साथ त्वरित साझाकरण
8. Publish (प्रकाशित करना)
यह कमांड दस्तावेज़ को सीधे किसी सर्वर, ब्लॉग या SharePoint साइट पर प्रकाशित करने के लिए होता है।
उपयोग: आधिकारिक दस्तावेज़ को संगठन या आम जनता के लिए ऑनलाइन साझा करना।
9. Close (फ़ाइल बंद करना)
Close कमांड से केवल वर्तमान फाइल बंद होती है, सॉफ्टवेयर (Word/Excel/PowerPoint) बंद नहीं होता।
उपयोग: एक काम खत्म करके अगली फाइल पर जाने से पहले
अतिरिक्त कमांड्स:
10. Options (सेटिंग्स बदलना)
Office बटन के नीचे दाएँ कोने में Options का विकल्प होता है:
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Word में: Word Options
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Excel में: Excel Options
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PowerPoint में: PowerPoint Options
यहाँ आप बदल सकते हैं:
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भाषा (Language)
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ऑटो सेव सेटिंग
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एडवांस डॉक्यूमेंट प्रोसेसिंग सेटिंग्स
11. Exit (Office से बाहर निकलना)
इस कमांड से आप पूरे ऑफिस प्रोग्राम को बंद कर सकते हैं।
उपयोग: जब आप अपने सभी कार्य पूरे कर चुके हों।
Office बटन और File टैब में अंतर
Office बटन (2007) File टैब (2010 के बाद) गोल आकार में आइकन "File" के रूप में टैब केवल 2007 वर्जन में Office 2010 से सभी में मेनू ड्रॉपडाउन स्टाइल बैकस्टेज व्यू इंटरफेस सीमित विकल्प अधिक विस्तृत विकल्प (Export, Info, Recent आदि)
| Office बटन (2007) | File टैब (2010 के बाद) |
|---|---|
| गोल आकार में आइकन | "File" के रूप में टैब |
| केवल 2007 वर्जन में | Office 2010 से सभी में |
| मेनू ड्रॉपडाउन स्टाइल | बैकस्टेज व्यू इंटरफेस |
| सीमित विकल्प | अधिक विस्तृत विकल्प (Export, Info, Recent आदि) |
