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Sunday, March 4, 2018

माइक्रोसॉफ्ट ऍक्सेल - परिचय

माइक्रोसॉफ्ट ऍक्सेल 


माइक्रोसॉफ्ट ऍक्सेल / ऑफिस ऍक्सल (Microsoft Excel) - माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का एक ऐसा अनुप्रयोग (Application) जिसमे गणितीय, सांख्यकी गणना के साथ ही बहुत बड़ी मात्रा में डाटा को व्यवस्थित किया जा सकता है। इसमें माइक्रोसॉफ्ट ऍक्सेल - एक स्प्रेडशीट-अनुप्रयोग (Application) है जिसकी रचना और वितरण माईक्रोसॉफ्ट ने अपनी माइक्रोसॉफ्ट विन्डोज़ और मैक ओएस एक्स के लिए किया है। यह अनुप्रयोग माईक्रोसॉफ्ट ऑफिस का एक भाग है। माईक्रोसॉफ्ट एक्सेल की मुख्य विशेषताओं में इसकी गणना सुविधायें, रेखांकन उपकरण, पिवट तालिका और एक मैक्रो प्रोग्रामिंग भाषा वीबीए (VBA: विजुअल बेसिक फॉर एप्लीकेशन्स) शामिल हैं।

यह बहुत ही सरल और तेज है, इसमें टेबल कार्य के लिये पहले से ही सैल बने होते हैं, और इसमें कितना भी लम्‍बा चौडा हिसाब किताब एक ही पेज पर बना सकते हो, इसलिये प्रोफेशनल काम के लिये ज्‍यादातर लोग एक्‍सल का प्रयोग करते हैं, साथ ही एक बार कोई भी फार्मूला भरने पर वह सेव हो जाता है, और बार बार आप उसका प्रयोग एक कैल्‍यूलेटर की तरह कर सकते हो, लेकिन यह कैल्‍यूलेटर आपके द्वारा बनाया गया होगा, यानी एक तरह से आप के दिये गये निर्देशन में काम करेगा, जिससे काम और भी सरल हो जाता है ।

Microsoft Excel को Open करने की विधियाँ

विधि 1.

यदि ‘MS Excel’ को ‘Task Bar’ पर पिन किया हुआ है, तो आप ‘MS Excel’ आइकन पर एक क्लिक कर ‘MS Excel’ Open हो जायेगा .

विधि 2.

 डेस्कटॉप पर “MS Excel” अगर सेव हो तो इसका आइकन खोजें और उस  पर ‘Mouse’ को ले जाए तो आप देखेंगे कि इसे एक वर्ग ने घेर लिया है. अब इस आइकन पर अपने ‘Mouse’ की बांयी क्लिक को दो बार (double-click) जल्दी से दबाएंगे तो ‘MS Excel’ Open हो जाएगा.

विधि 3.

1.  “windows key + R” की-बोर्ड के माध्यम से दबाए. इस शॉर्टकट को दबाने से  सामने एक  window खुल जायेगा 

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3. यह विंडॉज का ‘Run Box’ है. इसके सर्च बॉक्स में आपको “excel” या ‘EXCEL’ लिखे

4. इसके बाद  माउस से ‘OK’ पर क्लिक करें या फिर की-बोर्ड से “Enter” बटन दबाएं और आपके सामने “MS Excel” Open हो जाएगा.


विधि 4.

1. सबसे पहले “Windows Start Button” पर क्लिक करें.

2. “Windows Search Box” में ‘excel’ या ‘EXCEL’ लिखे और  “Enter” बटन दबाएं और  सामने “MS Excel” open हो जायेगा


विधि 5.

1. सबसे पहले “Windows Start Button” पर क्लिक करें. यह आपको अपने Computer Window में नीचे बांयी ओर मिलेगा. इस बटन का स्वरूप  ऑपरेटिंग सिस्टम के संस्करण पर निर्भर करती है, क्योंकि “Windows” के हर संस्करण में इस बटन की स्वरूप अलग‌-अलग होता है.

2. इसके बाद  “All Program” पर क्लिक करे , जो    “Windows के Start Button” पर क्लिक करने के बाद आपके सामने आती है.

3. “All Programs” के  “Menu Bar” से “Microsoft Office” ढूंढकर उस पर क्लिक करे .

4. “Microsoft Office” पर क्लिक करने के बाद  सामने जो “Menu Bar” खुलकर आती है, उसमे से  “MS Excel” पर क्लिक करे .

5. “MS Excel” पर क्लिक करने के बाद “MS Excel” Open हो जाएगा. 

माइक्रोसॉफ्ट ऍक्सेल स्प्रेड शीट


माइक्रोसॉफ्ट ऍक्सेल एक स्प्रेड शीट प्रोग्राम है, जो आंकडों को टैबिल प्रारूप (Tabular format) कार्य करता है.


MS Excel की विंडो को कई भागों में बाँटा गया है.  MS Excel विंडो के प्रत्येक भाग को क्रम से जानते है.

1. Office बटन 

Office Button MS Excel का एक प्रमुख भाग है. यह बटन मेनू बार में होता है. इस बटन में MS Excel में बनने वाली फाईल या स्प्रेडशीट के लिए कई विकल्प होते है. जैसे की New, Open, Save, Save As आदि Commands नीचे Office Button Menu को दिखाया गया है.

2. Quick एक्सेस टूलबार

Quick Access Toolbar, MS Excel का एक विशेष भाग है. यह टूलबार Title bar में होता है. इसे हम शॉर्टकट की तरह उपयोग मे लेते है. इस टूलबार में अधिकतर काम आने वाली commands को Add कर दिया जाता है और वे इसमे जुड जाती है. Quick Access Toolbar की सहायता से MS Excel में कार्य थोडी Speed से हो पाता है.

माइक्रोसॉफ्ट  ऑफिस में  Quick एक्सेस टूलबार और इसका उपयोग - विस्तार में जानकारी के लिए यहाँ क्लिक  

3. टाइटल बार (Title bar)





टाइटल बार (Title bar) MS Excel विंडो का सबसे ऊपरी भाग है. इस बार पर MS Excel मे बनाई गई फाईल के नाम को दिखाया जाता है. जब तक फाईल को सेव (Save) नही किया जाएगा फाईल का नाम नही दिखता  है और वहां “Book1” लिखा होता नए वर्जन ऑफिस 2016 में New Microsoft Excel Worksheet - Excel लिखा होता है. जैसे ही हम फाईल को किसी नाम से रक्षित (save) करते है तब “Book1 या New Microsoft Excel Worksheet” के स्थान पर फाईल नाम दिखाया जाता है. टाइटल बार के दांये कोने में तीन बटन होते है. इन तीन बटन में पहला बटन “Minimize” होता है जिस पर क्लिक करने से फ़ाइल Open Program Task Bar में आ जाता है. दूसरा बटन “Maximize or Restore down” होता है. यह बटन विंडो की width को कम या ज्यादा करने का कार्य करता है. और तीसरा बटन “Close Button” है जो प्रोग्राम को बंद करने का कार्य करता है.

4. रिबन ( Ribbon)



रिबन ( Ribbon),  MS Excel के  Menu Bar से नीचे होता है. इस उपरोक्त  चित्र मे दिखाई गई MS Excel विंडो में लाल रंग का हिस्सा ही Ribbon है. इस भाग में MS Excel Tabs / विकल्प जो  menu bar में होते है, के विकल्पों को दिखाया जाता है. यह हर टैब  / विकल्प जो  menu bar में होते है के लिए अलग अलग होते है .

5. मेनू  बार (Menu Bar)




मेनू  बार (Menu Bar), MS Excel में टाईटल बार के नीचे होती है. इसे Tab Bar भी बोला जाता  है, क्योंकि इन्हें  टेब ही बोला जाता है. Menu Bar में कई विकल्प होते है और प्रत्येक की अपनी Ribbon होती है.

6. नेम बॉक्स (Name Box)


नेम बॉक्स (Name Box) MS Excel में Ribbon के नीचे बांये कोने में एक बॉक्स होता है. इस बॉक्स में Sheet Cell के नाम को दिखाया जाता है एवं हम इसमें cell का नाम डालकर उसे खोज भी सकते है.

7. फार्मूला बार (Formula bar)


Formula Bar MS Excel में Ribbon के नीचे बांये कोने में Name Box के बगल में होती है. इस बार में MS Excel Formulas को लिखा जाता है.

8. स्टेट्स बार (Status Bar)




स्टेट्स बार (Status Bar), MS Excel में टेक्स्ट  Area के बिल्कुल नीचे होती है. इस बार में “Zoom Level” नामक टूल होता है, जिसकी सहायता से Sheet को Zoom in तथा Zoom out किया जा सकता है. इसके अलावा भी बहुत से टूल इस बार में होते है, जैसे; Language, Word Count, Page Number आदि.

9. स्क्रोल बार (Scroll Bar)












स्क्रोल बार (Scroll Bar), MS Excel में दांये तरफ लम्बवत (Vertically) तथा नीचे आडी (Horizontally) बार होती है, जो Sheet को ऊपर-नीचे एवं दांये-बांये सरकाने का कार्य करती है.

10. टेक्स्ट एरिया (Text Area)



टेक्स्ट एरिया (Text Area)  MS Excel विंडो का सबसे बडा तथा मध्य भाग होता है. टेक्स्ट एरिया (Text Area) को MS Excel में Sheet बोला जाता है. इसी क्षेत्र मे Text को लिखा जाता है.  यह  MS Excel का सबसे मह्त्वपूर्ण भाग है.